PRZEPISY O SYGNALISTACH W BIURACH RACHUNKOWYCH. NOWE WYMAGANIA I OBOWIĄZKI.

29 lip 2024

Wraz z wprowadzeniem nowych przepisów dotyczących sygnalistów, biura rachunkowe będą musiały dostosować swoje procedury i polityki, aby spełniać wymogi prawne. Te regulacje mają na celu zwiększenie transparentności i przeciwdziałanie nieprawidłowościom w sektorze finansowym. Co więcej, biura rachunkowe podlegają przepisom o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML), co wymaga dodatkowych działań, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat obowiązków, które muszą zostać wdrożone.

1. Opracowanie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.
Każde biuro rachunkowe jest zobowiązane do stworzenia i wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Dokument ten powinien między innymi określać:

• Procedury zgłaszania nieprawidłowości: Jak pracownicy mogą zgłaszać przypadki naruszeń.
• Zasady ochrony sygnalistów: Gwarancje anonimowości i bezpieczeństwa dla zgłaszających.
• Sposoby weryfikacji zgłoszeń: Mechanizmy sprawdzania i reagowania na zgłoszenia.

2. Wyznaczenie bezpiecznych kanałów zgłoszeń.
Biura rachunkowe muszą zapewnić bezpieczne i poufne kanały zgłoszeń, które umożliwią pracownikom oraz osobom współpracującym zgłaszanie nieprawidłowości bez obawy o ujawnienie ich tożsamości. Mogą to być:

• Specjalne adresy e-mail: Dedykowane skrzynki pocztowe do przyjmowania zgłoszeń.
• Linie telefoniczne: Bezpieczne numery telefonów obsługiwane przez wyznaczone osoby bądź systemy rejestrujące.
• Systemy informatyczne: Platformy lub aplikacje umożliwiające poufne zgłaszanie.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

3. Szkolenie Pracowników
Edukacja pracowników jest kluczowa dla skutecznego wdrożenia nowych regulacji. Biura rachunkowe powinny organizować regularne szkolenia obejmujące:

• Znajomość nowych przepisów: Informacje o obowiązujących regulacjach i ich znaczeniu.
• Procedury zgłaszania nieprawidłowości: Jak korzystać z dostępnych kanałów zgłoszeń.
• Ochrona sygnalistów: Zasady zapewnienia poufności i bezpieczeństwa zgłaszających.

4. Wyznaczenie osoby lub podmiotu obsługującego zgłoszenia
Należy wyznaczyć osobę lub podmiot odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń, która będzie:

• Odbierać zgłoszenia: Bezpośrednio zajmować się przyjmowaniem raportów o nieprawidłowościach.
• Weryfikować zgłoszenia: Przeprowadzać analizę i ocenę wiarygodności zgłoszonych przypadków.
• Działać zgodnie z procedurami: Prowadzić dalsze kroki zgodnie z ustalonym regulaminem zgłoszeń.

Dodatkowe Korzyści
Wdrożenie powyższych obowiązków przynosi nie tylko zgodność z prawem, ale również liczne korzyści dla biura rachunkowego:

• Zwiększenie transparentności: Budowanie kultury otwartości i uczciwości w organizacji.
• Ochrona przed ryzykiem: Skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem i zapobieganie nieprawidłowościom.
• Zwiększenie zaufania: Poprawa reputacji biura rachunkowego wśród klientów i partnerów biznesowych.

Podsumowanie.
Biura rachunkowe muszą podjąć działania w celu dostosowania się do nowych przepisów o sygnalistach i AML. Opracowanie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, wyznaczenie bezpiecznych kanałów zgłoszeń, szkolenie pracowników oraz wyznaczenie odpowiedzialnej osoby lub podmiotu to kluczowe kroki, które zapewnią zgodność z regulacjami oraz przyczynią się do budowania kultury transparentności i odpowiedzialności.

Jeśli potrzebujecie Państwo wsparcia w procesie wdrożenia nowych regulacji, zachęcamy do kontaktu. Nasz zespół ekspertów jest gotowy, aby pomóc Państwu w każdym etapie tego procesu.