Aktualności
19 sie 2024
Decyzja o powierzeniu obsługi zgłoszeń sygnalistów pracownikowi, który realizuje to zadanie jako dodatkowe, niesie za sobą szereg wyzwań i ryzyk, które pracodawca musi dokładnie rozważyć. Właściwe zarządzanie tym procesem jest kluczowe dla zapewnienia efektywności działania organizacji, ochrony danych, zgodności z przepisami prawa oraz bezpieczeństwa pracy. Poniżej omówiono główne problemy, z jakimi może się zetknąć pracodawca oraz propozycje rozwiązań, które pomogą
w minimalizacji ryzyk związanych z obsługą zgłoszeń sygnalistów.
1. Konflikt interesów.
Powierzenie pracownikowi obsługi zgłoszeń sygnalistów może prowadzić do konfliktu interesów, szczególnie jeśli pracownik ten ma kontakt z osobami lub działami, których dotyczą zgłoszenia albo sam jest osobą, której ze względu na pełnioną funkcję zgłoszenie może dotyczyć. Taka sytuacja może wpłynąć na obiektywizm i rzetelność podejmowanych decyzji, co jest niekorzystne zarówno dla organizacji, jak i dla samych sygnalistów, co więcej może w konsekwencji prowadzić do mataczenia
i łamania przepisów prawa. Aby zminimalizować ryzyko konfliktu interesów, pracodawca powinien zadbać o to, aby osoba odpowiedzialna za zgłoszenia była niezależna od działów, które mogą być przedmiotem zgłoszeń. W przypadku, gdy nie jest to możliwe, warto rozważyć zaangażowanie zewnętrznego podmiotu, który zagwarantuje neutralność i obiektywizm w obsłudze zgłoszeń.
2. Poufność i bezpieczeństwo informacji.
Jednym z kluczowych wyzwań związanych z powierzeniem obsługi zgłoszeń pracownikowi jest zapewnienie poufności i bezpieczeństwa informacji przekazywanych przez sygnalistów. Pracownik pełniący inne funkcje w organizacji może nie posiadać odpowiednich narzędzi ani wiedzy, aby zapewnić właściwe zabezpieczenie danych oraz prowadzenie czynności wyjaśniających. Naruszenie poufności może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych zarówno dla pracodawcy i pracownika. Pracodawca powinien zatem zapewnić odpowiednie szkolenie pracownika oraz wdrożyć procedury bezpieczeństwa, które ograniczą dostęp do informacji tylko dla upoważnionych osób. Warto również zastosować zaawansowane narzędzia informatyczne, które wspierają bezpieczne przetwarzanie i przechowywanie danych takich jak system do obsługi naruszeń Gwizdek (www.gwizdek.legal).
3. Elastyczność godzin pracy i organizacja spotkań.
Sygnalista może zażądać spotkania w różnych godzinach, co stawia przed pracodawcą i pracownikiem nowe wyzwania organizacyjne. Spotkania w godzinach pracy mogą kolidować z innymi obowiązkami pracownika, natomiast spotkania poza godzinami pracy mogą prowadzić do nadgodzin i dodatkowych kosztów dla pracodawcy.
Ważnym aspektem jest także wybór miejsca spotkania. Spotkanie w miejscu publicznym, takim jak restauracja, może generować dodatkowe koszty związane z dojazdem i posiłkami, a także stwarzać ryzyko naruszenia poufności. Pracodawca powinien opracować jasne zasady dotyczące organizacji spotkań, w tym preferencje co do miejsc, w których mogą się one odbywać oraz kwestie związane z rekompensatą za pracę poza standardowymi godzinami. Należy także rozważyć elastyczne godziny pracy dla pracownika odpowiedzialnego za zgłoszenia, aby zapewnić terminową i skuteczną obsługę sygnalistów.
4. Zgodność z obowiązkami pracownika, przepisami BHP i Kodeksem Pracy.
Obsługa zgłoszeń sygnalistów jako dodatkowe zadanie musi być zgodna z zakresem obowiązków pracownika oraz przepisami BHP i kodeksem pracy. Pracodawca musi upewnić się, że nowe zadania nie przeciążają pracownika i są zgodne z normami czasu pracy oraz obowiązkami wynikającymi z umowy o pracę. Istotne jest również, aby pracownik miał zapewnione odpowiednie warunki pracy. Warto również zadbać o zgodność tych działań z polityką wewnętrzną firmy, aby zapobiec ewentualnym naruszeniom przepisów prawa pracy.
5. Ryzyko obciążenia pracownika.
Częste spotkania z sygnalistami, zwłaszcza poza standardowymi godzinami pracy, mogą prowadzić do przeciążenia pracownika, co negatywnie wpłynie na jego efektywność zarówno w zakresie obsługi zgłoszeń, jak i realizacji innych obowiązków służbowych. Pracodawca powinien monitorować obciążenie pracownika i w razie potrzeby dostosować jego obowiązki, aby zapobiec nadmiernemu stresowi i wypaleniu zawodowemu. Wprowadzenie systemu wsparcia oraz jasnego podziału zadań może pomóc w utrzymaniu równowagi pomiędzy obowiązkami związanymi z obsługą zgłoszeń a innymi zadaniami pracownika.
6. Koszty i efektywność.
Decyzja o powierzeniu obsługi zgłoszeń sygnalistów pracownikowi wiąże się z dodatkowymi kosztami, zarówno bezpośrednimi (takimi jak zwrot kosztów podróży), jak i pośrednimi (np. nadgodziny). Pracodawca powinien dokładnie ocenić, czy takie rozwiązanie jest efektywne kosztowo, czy może bardziej opłacalne będzie zlecenie tego zadania zewnętrznemu podmiotowi specjalizującemu się w obsłudze sygnalistów. Kosztami należy zarządzać w sposób transparentny, aby uniknąć niepotrzebnych wydatków oraz zapewnić maksymalną efektywność operacyjną.
7. Zapewnienie ciągłości działania poprzez wyznaczenie zespołu ds. obsługi zgłoszeń.
Aby zapewnić ciągłość działania, pracodawca powinien rozważyć wyznaczenie co najmniej dwóch osób do obsługi zgłoszeń sygnalistów. W sytuacji, gdy jedyna osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń jest nieobecna z powodu choroby, urlopu lub innych okoliczności, może dojść do przerwania procesu, co może negatywnie wpłynąć na terminowe i skuteczne rozpatrywanie zgłoszeń. Wyznaczenie dwóch osób minimalizuje ryzyko operacyjne i pozwala na płynne przekazywanie obowiązków, co zapewnia ciągłość procesu obsługi sygnalistów. Ponadto, podział obowiązków pomiędzy dwie osoby zwiększa efektywność i dokładność działania, a także zapewnia wzajemne wsparcie w przypadku trudnych lub złożonych zgłoszeń.
Powierzenie pracownikowi obsługi zgłoszeń sygnalistów jako dodatkowego zadania jest decyzją, która niesie za sobą liczne wyzwania i ryzyka. Pracodawca musi wziąć pod uwagę wiele aspektów, takich jak konflikt interesów, poufność i bezpieczeństwo informacji, elastyczność godzin pracy, zgodność z przepisami prawa pracy i BHP, a także efektywność kosztową. Dodatkowo, wyznaczenie dwóch osób do realizacji tych zadań może zapewnić ciągłość działania i zminimalizować ryzyko operacyjne. Wdrożenie odpowiednich procedur, szkoleń i narzędzi wspierających obsługę zgłoszeń sygnalistów jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości i efektywności tego procesu, co przekłada się na bezpieczeństwo i stabilność działania całej organizacji. Dlatego warto rozważyć zaangażowanie zewnętrznego podmiotu specjalizującego się w obsłudze zgłoszeń sygnalistów. Taki krok może przynieść wiele korzyści dla organizacji, zapewniając profesjonalną i bezstronną obsługę tego kluczowego obszaru.
Zalety zaangażowania podmiotu zewnętrznego:
1. Bezstronność i neutralność.
Zewnętrzny podmiot gwarantuje obiektywizm w obsłudze zgłoszeń, eliminując ryzyko konfliktu interesów. Specjaliści spoza organizacji nie mają powiązań z żadnym działem ani osobami, co zapewnia, że zgłoszenia są rozpatrywane na podstawie faktów, a nie wewnętrznych relacji czy presji.
Zewnętrzny podmiot może ocenić zgłoszenia dotyczące kadry zarządzającej bez obaw o wpływ na własną karierę, co może wystąpić w przypadku wewnętrznego pracownika.
2. Specjalistyczna wiedza i doświadczenie.
Podmioty zewnętrzne zatrudniają ekspertów z dziedziny Compliance, prawa pracy i ochrony danych osobowych, którzy mają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w obsłudze zgłoszeń sygnalistów. Dzięki temu mogą lepiej zarządzać procesem, minimalizując ryzyko błędów.
Zewnętrzny podmiot dysponuje aktualną wiedzą na temat przepisów dotyczących ochrony sygnalistów, co umożliwia zgodne z prawem i efektywne zarządzanie zgłoszeniami.
3. Zwiększona poufność i bezpieczeństwo.
Zewnętrzny podmiot jest w stanie zapewnić wysoki poziom poufności i bezpieczeństwa danych dzięki zaawansowanym narzędziom oraz ścisłym procedurom. Pracownicy mogą mieć większe zaufanie do systemu, wiedząc, że ich tożsamość i informacje są bezpieczne.
Korzystanie z dedykowanych platform do obsługi zgłoszeń takich jak system do obsługi zgłoszeń sygnalistów Gwizdek (www.gwizdek.legal), które są odpowiednio zabezpieczone i zgodne z normami RODO, minimalizuje ryzyko naruszenia danych.
4. Oszczędność czasu i zasobów.
Zaangażowanie podmiotu zewnętrznego pozwala na odciążenie wewnętrznych zasobów firmy, które mogą być skoncentrowane na swoich podstawowych obowiązkach. Zewnętrzny partner może szybko i efektywnie obsłużyć zgłoszenia, co pozwala na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie przeciążenia pracowników.
Pracownicy mogą skupić się na swoich codziennych zadaniach, zamiast poświęcać czas na obsługę zgłoszeń, która może być czasochłonna i wymagająca.
5. Zapewnienie ciągłości działania.
Podmiot zewnętrzny może zagwarantować ciągłość działania nawet w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, takich jak choroba lub urlop kluczowych pracowników. Organizacja nie musi martwić się o zastępstwa ani o przerwy w obsłudze zgłoszeń.
Nawet w okresach wzmożonej absencji, takich jak wakacje czy sezon grypowy, zgłoszenia są nadal obsługiwane terminowo i bez zakłóceń.
Zaangażowanie zewnętrznego podmiotu do obsługi zgłoszeń sygnalistów może być strategiczną decyzją, która przynosi wiele korzyści organizacji. Dzięki bezstronności, specjalistycznej wiedzy, zwiększonej poufności, oszczędności czasu i zasobów oraz zapewnieniu ciągłości działania można skutecznie zarządzać procesem zgłoszeń, minimalizując ryzyko i wzmacniając zaufanie wśród pracowników. To rozwiązanie pozwala również na lepsze zarządzanie ryzykami prawnymi i operacyjnymi, co jest kluczowe dla stabilności i reputacji.
