Zgodnie z projektem ustawy za przyjęcie zgłoszenia w ramach danego zakładu pracy może odpowiadać podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń.

Ustawodawca nie precyzuje, kim ma być ten podmiot. Wskazuje się tylko, że wyznaczona osoba lub wyznaczony wydział w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy będzie odpowiadał od początku do końca za obsługę wpływających zgłoszeń. 

W samej Dyrektywie, ale i w projekcie ustawy nie bez powodu, kładzie się duży nacisk na bezstronność osób wyznaczonych z ramienia pracodawcy do realizacji tych zadań.

Czy gwarancje niezależności w relacji pracodawca a pracownik są możliwe?

Przyjmuje się, że niezależny organizacyjnie podmiot wewnątrz danego zakładu pracy, to podmiot, który posiada dość szeroki zakres niezależności. Mając na uwadze zależności służbowe oraz relacje pracownik - pracodawca wyznaczenie osób niezależnych organizacyjnie może nastręczyć dużo trudności.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że większość pracodawców nie będzie w stanie utworzyć komórki organizacyjnej, której zadaniem będzie tylko i wyłączenie obsługa zgłoszeń i całej procedury. 

Pracownik a może pracownicy do realizacji ustawowych obowiązków?

Ze względu na ustawowe terminy obsługi zgłoszeń, należy dokonać analizy czy nie byłoby zasadne, aby wskazać minimum dwie przeszkolone osoby, które zapewnią ciągłość obsługi zgłoszeń w czasie usprawiedliwionych nieobecności np. urlop lub choroba, epidemia.

Ponadto należy się zastanowić czy osoby wyznaczone na to stanowisko powinny mieć powierzone inne zadnia. Zawsze będzie to budziło wątpliwości co do ich niezależności oraz będzie stanowiło problem w rozliczaniu czasu pracy, bowiem trudno będzie określić, ile czasu pracownik poświęcił na obsługę zgłoszeń, a ile na wykonywanie pozostałych obowiązków służbowych.

Pracodawca musi mieć również na uwadze fakt, iż sygnalista może poprosić taką osobę o spotkanie poza siedzibą pracodawcy i po godzinach pracy pracownika.  Wówczas problematyczne będą kwestie związane z rozliczeniem i rekompensatą pracy w godzinach ponad normę, zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy oraz zwrotem poniesionych ewentualnie wydatków (np.: dojazd, przejazd środkami komunikacji, pobyt w kawiarni czy restauracji).

Wprowadzenie dla tych osób zadaniowego czasu pracy mogłoby rozwiązać część problemów, jednakże nadal nie eliminuje to ryzyka nieprawidłowości w zakresie przestrzegania praw i obowiązków przez pracownika i pracodawcę.

Zatrudnianie pracownika na omawianym stanowisku jest dodatkowym kosztem dla pracodawcy i często blokuje etat, który można by przeznaczyć na zatrudnienie np. pracownika produkcyjnego. Nawet wyznaczenie pracownika na podstawie drugiej, dodatkowej umowy o pracę nie eliminuje ryzyka wystąpienia naruszeń prawa pracy.

Nowe obowiązki pracownika w kontekście Kodeksu Pracy.

Bardzo ważną kwestią jest również powierzenie pracownikowi nowych obowiązków. Pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy, które polega na jednoczesnym wypowiedzeniu pracownikowi dotychczasowych warunków pracy i płacy oraz zaproponowaniu nowych warunków, ale to rozwiązanie zawiera w sobie pierwiastek przymusu i może wpłynąć na bezstronność pracownika lub doprowadzić do zakończenia zatrudnienia. 

Wskazane byłoby zawarcie porozumienia stron w zakresie zmiany stanowiska i pozostałych warunków zatrudnienia. Jednakże jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy w organizacji są osoby chętne do objęcia nowych obowiązków.

A może podmiot zewnętrzny?