Aktualności
02 wrz 2024
Wdrażanie ustawy o ochronie sygnalistów w jednostkach publicznych i prywatnych to temat, który budzi wiele pytań i założeń. Jednym z najczęściej pojawiających się założeń jest to, że można wdrożyć tę ustawę bezkosztowo i utrzymać całą obsługę zgłoszeń sygnalistów przy minimalnych nakładach finansowych. Czy jednak rzeczywiście jest to możliwe?
Wymagania ustawowe i realne koszty.
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów z 2024 roku, każda organizacja jest zobowiązana do wdrożenia odpowiednich kanałów zgłaszania naruszeń, zapewnienia poufności zgłoszeń oraz ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Już na pierwszy rzut oka widać, że spełnienie tych wymogów wiąże się z koniecznością poniesienia określonych kosztów.
1.Koszty szkolenia i przygotowania pracowników.
Wprowadzenie pracownika do pełnienia roli odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń sygnalistów wymaga solidnego przeszkolenia. Pracodawca, który nie zapewni odpowiednich kompetencji i przeszkolenia, naraża pracownika na odpowiedzialność karną, a w konsekwencji również siebie. Jeśli pracownik popełni błąd wynikający z braku wiedzy lub doświadczenia, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, co będzie miało poważne skutki prawne i finansowe dla podmiotu. Ponadto, zaniedbanie w tym zakresie może prowadzić do utraty reputacji oraz utrudnień w działalności. Niewłaściwa obsługa zgłoszeń sygnalistów może również skutkować sankcjami nałożonymi przez organy nadzorcze.
2.Zapewnienie ciągłości działania.
Obsługa zgłoszeń sygnalistów nie może być przerywana, co oznacza, że w przypadku nieobecności (np. urlop, choroba) pracownika odpowiedzialnego za ten obszar, konieczne jest zapewnienie zastępstwa. To z kolei generuje dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem czasowym lub nadgodzinami innych pracowników. Nie można tego uniknąć, jeśli organizacja chce działać zgodnie z ustawą.
3.Koszty operacyjne.
Pracownik odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń musi mieć dostęp do odpowiednich narzędzi, takich jak systemy informatyczne, telefony służbowe, a czasem także dedykowane oprogramowanie. Dodatkowo, dojazdy na spotkania z sygnalistami oraz nadgodziny związane z pracą poza standardowymi godzinami również generują koszty, których nie da się wyeliminować.
4.Ryzyko odejścia wyszkolonego pracownika.
Inwestycja w szkolenie i rozwój pracownika niosą ze sobą ryzyko, że po nabyciu doświadczenia i wiedzy może on odejść z organizacji, co skutkuje utratą zainwestowanych środków i koniecznością ponownej rekrutacji oraz szkolenia nowego pracownika. To dodatkowy koszt, który organizacje muszą uwzględnić.
Alternatywa – podmiot zewnętrzny.
W obliczu tych wyzwań, niektóre organizacje mogą rozważyć zlecenie obsługi zgłoszeń sygnalistów podmiotowi zewnętrznemu. Choć takie rozwiązanie również nie jest bezkosztowe, oferuje ono przewidywalność wydatków i eliminuje wiele z wyżej wymienionych ryzyk. Podmioty zewnętrzne zapewniają wyszkolony personel, narzędzia do obsługi zgłoszeń oraz ciągłość działania, co może być korzystniejsze i efektywniejsze finansowo dla wielu jednostek.
Mit bezpłatnego wdrożenia.
Realizacja założeń ustawy o ochronie sygnalistów nie jest możliwa bez poniesienia określonych kosztów. Każda organizacja, która dąży do wdrożenia tej ustawy zgodnie z przepisami, musi uwzględnić w budżecie wydatki związane z szkoleniami, zapewnieniem ciągłości działania, narzędziami pracy oraz ryzykiem związanym z rotacją pracowników.
W obliczu tych faktów, założenie o bezkosztowym wdrożeniu ustawy o sygnalistach jest nierealistyczne. Organizacje muszą przygotować się na inwestycje, które są niezbędne do zapewnienia zgodności z prawem i efektywnej ochrony sygnalistów.
Czy twoja organizacja jest gotowa na te wyzwania?
Zapraszam do dyskusji na temat najlepszych praktyk wdrażania ustawy o sygnalistach oraz do przemyślenia, jak można efektywnie zarządzać kosztami związanymi z tym procesem.
